¿Cómo puedo hacer que todos los empleados lean y firmen una póliza de manera eficiente?

En primer lugar veo dos cuestiones muy diferentes aquí y en realidad dos preguntas muy diferentes.

1. ¿Cómo puedo dejar de perder mi tiempo en un proceso muy manual?
2. ¿Cómo consigo que los empleados se muestren reacios o vacilantes a la hora de declarar que han leído una política?

En este caso particular, responder a la primera pregunta puede resolver la gran mayoría del segundo problema.

Sus políticas ya están en SharePoint, es arcaico que siga el proceso manual que describe. En SharePoint tiene las herramientas y la infraestructura necesarias para automatizar fácilmente este proceso.

SharePoint es bastante capaz de enviar correo electrónico, recolectar información y rastrear las acciones de los usuarios. También puede enviar los recordatorios necesarios para aquellos que no han completado el proceso. Unas pocas horas de tiempo por parte de un administrador de SharePoint podría automatizar fácilmente todo el proceso y liberarle de lo que obviamente es una tarea muy tediosa.

Dependiendo de cómo se integre SharePoint en su infraestructura general, también podría fácilmente forzar a un empleado a completar una acción determinada antes de permitirle continuar con su otro trabajo diario. Por ejemplo, una acción de inicio de sesión que abra el formulario todas las mañanas cuando inicien la jornada laboral.

La respuesta de Stephen es perfecta desde el punto de vista de la automatización - y parece saber más sobre los matices de Sharepoint que yo… pero estoy de acuerdo en que hay absolutamente una manera de hacer que Sharepoint haga todo lo que haces ahora!

Quería añadir un pensamiento, aunque es posible que quieras abogar por reconsiderar lo que necesitas firmar y por qué. Si tienes cosas que se firman con mucha, mucha frecuencia, es probable que estés induciendo mucho trabajo por muy poco beneficio para la empresa, porque después de demasiadas solicitudes de firma, la gente empezará a firmar casi cualquier cosa, lo que supera el objetivo original de tener una indicación de recepción y comprensión.

He visto a las empresas clasificar sus documentos firmados de la siguiente manera para un mejor efecto:

• no nos importa si están de acuerdo, sólo necesitamos saber que lo tienen - considera un formato de devolución-recepción - realizable en Sharepoint o en la mayoría de los clientes de correo electrónico corporativos. No requiere una firma digital, sólo una prueba de apertura del correo. Genial para los casos en los que la verdad es “no nos importa si estás de acuerdo, son las reglas”

• nos importa que los empleados tengan y sean capaces de seguir la nueva política - en lugar de una firma, puedes considerar un test (por muy molesto que sea). Hay sistemas de entrenamiento que le permitirán estructurar este tipo de formato - al empleado se le presenta la política y luego responde a unas cuantas preguntas de “prueba” para demostrar que la leyó y la comprendió. He visto que se utiliza para la política de seguridad de alta prioridad, la política de acoso sexual, las normas de seguridad y otras cosas en las que la empresa considera que sería muy malo que los empleados no siguieran la política porque estarían haciendo daño a más personas que sólo a ellos mismos.

• terminaremos o tomaremos más medidas si la política no es leída y seguida - puede considerar incluir a los gerentes en su ciclo de molestias. Lleve un registro de los empleados que no firmaron y pida a su gerente que haga un seguimiento. Haga que los Gerentes con empleados retrasados sean visibles para la alta gerencia después de que el primer ping a los gerentes no tenga éxito. Haz que sea parte de la prioridad de la organización y deja claro que no firmar la política significa no hacer tu trabajo.

En los EE.UU. tendrías varias opciones, aunque deberías hacer que el departamento legal de la empresa las revise para asegurarse de que cumplen con la ley.

1. Entrega electrónica de los documentos.
2. Entrega postal de los documentos con acuse de recibo. Tienen que firmar por el documento. Los tribunales de EE.UU. han sostenido que la firma es suficiente para probar que recibieron los documentos. Podrían haberlos tirado a la basura, pero es su elección ignorar el documento que acaban de firmar.

• Si se niegan a firmar, ¿la política sigue aplicándose a ellos? Por ejemplo, las revisiones anuales en el verano contra la primavera.
• ¿Tienen que hacer una elección: Ir con la nueva política de baja por enfermedad y ganar X horas a la semana, o quedarse con la antigua política y recibir Y horas en una suma global cada año. Los nuevos empleados no tienen elección, reciben la nueva política.
• ¿Hay un costo para la nueva política: Por ejemplo, ahora tienes cobertura de visión y necesitamos que elijas un médico, pero cuesta dinero para la nueva cobertura. Sin acuerdo significa que no hay cobertura.

A veces puedes usar uno de los métodos de entrega forzosa, con la carta diciendo que la nueva póliza comenzará en 60 días. Si quiere optar por no hacerlo, hágalo en 30 días. Entonces siga adelante, guardando la prueba de entrega en la carpeta de cada empleado.

Si el empleo es a voluntad en su jurisdicción la negativa obstinada a incluso reconocer la política no es un problema, puede ser abordado por la terminación del empleo.

Si no le importa buscar una solución económica de terceros, entonces puede considerar DocRead para SharePoint, ¡es perfecto para su predicamento!

DocRead le permite enviar cualquier documento (en este caso una póliza) a uno o más grupos de usuarios. Como editor, es su responsabilidad establecer cuánto tiempo desea que los empleados (de esos grupos) lean y firmen esos documentos.

DocRead también le ayudará en su incorporación, ya que detecta de forma inteligente si alguien es nuevo en un grupo y le asigna la lectura que le dieron los demás miembros del grupo. Puede configurar la lectura como “Requerida” (Must Read) o “Recomendada” (Should Read).

También tenemos un conjunto de informes (accessble de SharePoint) que le permiten ver quién ha leído y quién no ha leído sus documentos.

Para cada miembro del personal que acepte (o no acepte) su documento, emitimos un recibo para fines de auditoría.

Por último, también automatizamos todos los correos electrónicos que se envían, cuando el documento es asignado, confirmado y vencido.

Si desea saber más, consulte DocRead for SharePoint , o para un ejemplo más específico, lea How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Desarrollo el producto DocRead para SharePoint._

Mi compañía (y otras grandes compañías donde he trabajado) tiene un software para manejar este tipo de situación de “se requiere una respuesta”.

Recibimos aviso por correo electrónico de las nuevas y cambiadas políticas. Nos dirigen a un sitio web donde debemos leer la política y “cerrar la sesión” haciendo clic en un botón en la parte inferior del documento. Ese “cierre” se registra en el sistema.

Si un individuo no ha cerrado la sesión a la hora designada, se le envía un mensaje desagradable al individuo y a su gerente. El programa se repite hasta que se registra el cierre de sesión, y se eleva en los rangos de gestión a medida que avanza el tiempo.

Esto parece ser efectivo para conseguir finalmente el cierre de sesión.

Lo que no hace es asegurarse de que alguien lea y entienda el documento, ya que la mayoría de la gente simplemente se desplaza rápidamente hasta el final y hace clic en el botón de cierre de sesión. Para “resolver” ese problema, la compañía tiene un mecanismo similar que también incluye “pruebas” con las notas de aprobación. Ese método se utiliza para políticas más extensas, y para las necesidades de cumplimiento de la normativa anual.

Como persona que no es de RRHH, todo me parece bastante tonto, pero parece lograr lo que sea que RRHH está tratando de lograr.

Debería hablar con su departamento de TI sobre estos sistemas. Puede que ya tengan uno, o podrían hacer una búsqueda de un sistema que se ajuste a sus necesidades y a su presupuesto. Sé que hay algunos que podría construir, otros que podría comprar para su funcionamiento interno, y otros que están alojados externamente.

Buena suerte.

He usado incentivos para este tipo de cosas antes, como “todo aquel que lea y firme antes de la fecha X entra en el sorteo de un día de vacaciones extra, una botella de champán, un vale de cena para dos, lo que sea”. Costo mínimo, y es importante elegir algo que tenga un amplio atractivo para su fuerza de trabajo.

También he dejado clichés en las políticas para saber quién los lee realmente (en lugar de sólo firmar para decir que los han leído) ya sea en forma de erratas deliberadas o en un caso del que me siento particularmente orgulloso, incluyendo una cláusula que establecía que cada miembro del personal cultivaría una barba. Esto fue en una escuela primaria con un personal femenino…