¿Cómo solicito nuevo equipo para la oficina?

Hasta cierto punto, lo que estás preguntando es cómo construir un “caso de negocios” convincente para las cosas que buscas. Para construir un caso convincente puede ser útil “buscar primero entender, luego ser entendido”

En la construcción de un caso, las dos cosas principales a destacar son:

- estamos en riesgo y esto elimina el riesgo

- esta es una inversión, y dará recompensas

En mi experiencia, la mayoría de las organizaciones responden más rápidamente al riesgo (miedo) que a la recompensa (codicia), por lo que al construir el caso este puede ser un mejor argumento. Lo que es más importante, quizás, es que la gente tiende a ser muy escéptica sobre las mejoras de eficiencia, a menos que les permitan reducir el número de empleados o produzcan una mejora convincente (normalmente un factor x10, o un 5%-10%+ de su tiempo total de trabajo en una semana)

Así que - *Yo sugeriría que, siempre que sea posible, intente vincular la mejora que busca con la reducción de riesgos, a menos que pueda presentar un caso convincente para el ahorro de costes/tiempo. *

Ejemplos podrían ser:

• reducir el riesgo de lesiones de los empleados (tiempo de inactividad, implicaciones legales)
• reducir el riesgo de fuga/rotura de empleados (malas condiciones, equipamiento)
• reducir el riesgo de una mala percepción de los clientes/inversores (hardware anticuado, oficinas desaliñadas)

La segunda cosa a considerar es de dónde viene el dinero.

En la mayoría de las organizaciones hay dos partes: si su jefe tiene el nivel de “aprobación” para aprobar estas cosas directamente, y si tienen un presupuesto reservado para este tipo de cosas.

Estas dos cuestiones son importantes, porque si su jefe carece del control presupuestario directo o de la aprobación, entonces tendrá que ir a otro bote de dinero disputado en otra parte de la organización (RR.HH., TI o su superior inmediato), lo que generalmente supondrá mucho más trabajo (para su jefe), y requerirá un caso mucho más convincente.

Considere la situación en la que su jefe tiene que presentar el caso de salud y seguridad a otra persona para que lo presida - un gerente superior, o tal vez RRHH. Si toman medidas en su caso, tendrán que tomar medidas en toda la organización. Los costes ya no son de 500 dólares, sino de 500 dólares para todo aquel que tenga una silla más antigua.

Si este fuera el caso, normalmente es mejor plantear el tema de manera informal con su gerente, y hacerlo sobre toda la organización desde el principio, no sólo sobre usted, y llevar el argumento clave y las pruebas de apoyo:

“Me he encontrado con este artículo que sugiere que una ergonomía deficiente cuesta más de un millón de dólares al año, a nivel nacional, en términos de tiempo de inactividad de los empleados y casos de lesiones en el lugar de trabajo. Mirar alrededor de esto es un riesgo real para nosotros - ¿cómo podemos arreglarlo?”

Indicando desde el principio que eres consciente de las implicaciones para tu jefe de lo que estás pidiendo, y dándoles la amunición que necesitarán para hacer el caso con los demás hace mucho más probable que respondan de manera positiva.

Dependiendo de su situación, es posible que quieran asociarse con colegas si muchos de ustedes tienen condiciones de trabajo y solicitudes similares. Cuanto más de ustedes se unan, mayor será la presión que podrán ejercer sobre la dirección. Además, cuanto menos tensión se desarrolle entre ustedes y los demás (como puede suceder si ustedes solos consiguen nuevos equipos pero otros no).

Por otro lado, cuanto más sean ustedes, más costoso será para la dirección cumplir con sus peticiones, lo que puede reducir las posibilidades de éxito.

Otro aspecto clave es enmarcar su petición en términos que la dirección pueda entender y encontrar convincentes. Es decir, centrarse en el costo frente a los beneficios. Por ejemplo,

• “Un nuevo PC con una CPU más rápida, más memoria y un disco SSD le costaría a la empresa unos $NNN. Sin embargo, reduciría el tiempo de compilación de nuestra aplicación de 10 minutos a 1 minuto, ahorrando en promedio X minutos por día. Esto sumaría hasta $MMM por mes basado en mi salario, devolviendo la inversión inicial en meses P.”

Puede que también quieras buscar en Google la web para investigar los efectos positivos de los muebles ergonómicos (y los efectos negativos de la falta de ellos). Mucho depende de la ley local, pero las empresas en la mayoría de los países pueden ser responsables de que los empleados desarrollen problemas de salud a largo plazo debido a las condiciones de trabajo ergonómicas. En otras palabras, mejorar la ergonomía de su espacio de trabajo puede considerarse como una inversión de su empresa para reducir los costes de atención sanitaria a largo plazo, y también para aumentar la satisfacción de los empleados, lo que a su vez reduce la rotación de personal, ahorrando de nuevo considerables costes directos e indirectos.

Los muebles ergonómicos pueden parecer caros, pero una silla/escritorio de alta calidad puede durar una década. Comparado con el salario acumulado de un empleado promedio durante el mismo período de tiempo, este costo es insignificante (o papel higiénico :-). Así que su empresa puede hacer una gran diferencia a largo plazo en el estado de ánimo, el compromiso y la salud de sus empleados con una inversión cuyo equivalente como aumento de salario probablemente pasaría desapercibido para la mayoría.

Personalmente, me acercaría a la petición a RH de su supervisor desde un punto de vista de salud y seguridad en lugar de un punto de vista económico. Ergonomía del espacio de trabajo son un tema muy importante.

• Sentarse en una buena y cómoda silla es esencial para su salud a largo plazo.
• Tener un escritorio bien ajustado es importante para evitar Lesiones por esfuerzo repetitivo .
• Un entorno ruidoso y lleno de gente también podría ser perjudicial para su salud, pero también es el #8 en la lista de los 10 Errores más mortales en el desarrollo de software

Un ordenador más rápido puede aumentar su productividad y un ordenador más lento puede no afectar a su salud.

Me sorprendería y decepcionaría que su departamento de recursos humanos no se tomara en serio esas consideraciones.

Sabes que en el pasado he tenido más éxito simplemente averiguando el proceso de compra de nuevos equipos o muebles y rellenando el formulario y entregándoselo a mi gerente. Una buena parte del tiempo, pensamos que algo será más difícil de lo que es. La razón por la que tienes malos muebles puede ser tan simple como que nadie ha pedido mejores muebles.

Ahora el tiempo lo es todo, por supuesto, no lo haces cuando acaban de anunciar un despido o un mal trimestre financiero. Pero en realidad la mayoría de los gerentes no quieren tener que hacer la investigación para determinar qué tipo de silla y dónde conseguirla y no quieren tener que pasar tiempo llenando el papeleo. Si haces todo eso antes de hacer la solicitud, le haces mucho más fácil decir que sí, si tiene el presupuesto. Todo lo que tiene que hacer es firmar la solicitud.

Si no tiene el presupuesto este año, puedes preguntarle si puede conseguirlo el año que viene. Por eso el último trimestre del año es a menudo un buen momento para hacer la solicitud - puede haber presupuesto no gastado que quieran gastar para no perderlo el año que viene o pueden encontrar una manera de financiar el equipo en el presupuesto del año que viene antes de que se gaste todo.

No esquives a tu gerente. Por lo menos, manténgalo informado. RRHH puede o no ser apropiado, dependiendo de quién esté dirigiendo el rediseño o la reorganización de la oficina.

Dos puntos clave que puede querer mencionar:

• ¿Está su actual escritorio adecuadamente diseñado como una estación de trabajo de ordenador?
• ¿Es su actual silla lo suficientemente estable y ajustable como para aliviar la tensión en su espalda, caderas, cuello y parte superior del cuerpo?

La ergonomía y la comodidad son importantes, pero no se puede decir simplemente “Quiero un nuevo escritorio y silla” - debería ser obvio (y si no, tendrá que señalarlo) que la disposición adecuada del escritorio y la silla tiene un impacto a largo plazo en la salud, lo que en última instancia afectará a los resultados de la empresa en el aumento o disminución de los costes de la atención sanitaria.

Los muebles de oficina más nuevos también tendrán un impacto positivo en la moral, y si los consultores, clientes (actuales o potenciales) o empleados potenciales llegan a ver sus oficinas, los muebles de 20 años envían un mensaje negativo a esas personas sobre la empresa.

En cuanto al ordenador lento, ¿puede demostrar que será más productivo con un sistema más nuevo? La última vez que solicité un nuevo PC, la conversación comenzó con “Todavía uso Windows XP, y los sistemas que ejecutan el código que estoy escribiendo son mucho más nuevos (y por lo tanto muy diferentes) que dificulta el desarrollo”. No hay preguntas sobre la actualización.

Ruido es otra que tendrás que demostrar. ¿Será una distracción para tu concentración? ¿Pasas mucho tiempo en llamadas telefónicas, donde el ruido de fondo se convertirá en un obstáculo? Si está en cubículos, ¿pueden ser diseñados para bloquear parte de ese ruido?

Si tiene colegas que comparten sus preocupaciones y pueden unirse para ir a la gerencia como grupo, eso ayudará mucho.

Necesitas hacer un caso de negocios.

Lo que a menudo se pasa por alto es el hecho de que los empleados felices también valen dinero. Si el empleado A dice “Estoy sentado aquí en esta silla de basura con una mesa demasiado alta, parece que a mi empleador no le importo ni un poco”, ese empleado tampoco se preocupará demasiado por su empleador, mientras que el empleado B que dice “Mi empleador sólo gasta mucho dinero en una silla muy cómoda para mí”, probablemente también dirá “Puedo manejar ese trabajo extra que llegó en el último segundo, no hay problema”.

La persona que adquiere un ordenador nuevo no sólo es más productiva porque el ordenador es más rápido, sino también porque no teme tener que trabajar con ese ordenador viejo y lento y retrasarlo si es posible.