¿Cómo solicitar una reunión con alguien que no conozco?

Si alguna persona al azar que no conozco programara un encuentro personal conmigo, estaría muy confundido, y asumiría que fue un error. Probablemente lo ignoraría al principio, esperando que el remitente corrija su error. Después de cierto tiempo, si no desapareciera, rechazaría la reunión sin hacer ningún comentario.

Tal vez sea una minoría, pero esto sólo me ha sucedido en muy raras ocasiones. La gente siempre se presenta primero, lo que evita cualquier confusión. Eso es realmente lo mejor que puedes hacer. Envía un correo electrónico diciendo que te gustaría programar una reunión, y asegúrate de decir por qué. Si tienes la posibilidad de ver su agenda, sugiere una hora.

Lo mejor es evitar la confusión y no hacer suposiciones.

A menudo recibo este tipo de invitaciones. Desde mi punto de vista, lo que funciona mejor es una invitación de perspectiva que incluye una introducción, objetivos y agenda para la reunión (¡que todas las invitaciones deberían tener ya de todas formas!),

Algo así como:

“Hola, soy Bob y soy el nuevo interno del departamento de xyz. Mi gerente pensó que sería una buena idea reunirse con ustedes para aprender más sobre el departamento abc. Le agradecería que se tomara media hora para un rápido encuentro y saludo y algunas presentaciones sobre su mundo. Si este tiempo no funciona, estaré encantado de reprogramarlo.

Eso lo hace más rápido y fácil para mí: Entiendo rápidamente de qué se trata y si todo está bien, puedo simplemente pulsar "aceptar” o hacer una rápida respuesta para la declinación o el ajuste. Si es posible, evitaría algo que requiera múltiples comunicaciones. Si puedes hacerlo en un mensaje, hazlo en un solo mensaje.

Esto variará mucho en función de la cultura.

Por ejemplo, como americano, no me importa crear una reunión con alguien que no conozco. Realmente no me importa si otros me lo hacen (siempre y cuando tenga el contexto de por qué lo hacen). Esto es bastante común en las culturas directas.

Sin embargo, mi jefe no es de un país occidental. Se siente realmente incómodo cuando la gente crea reuniones con él al azar, porque es muy impersonal y brusco. Se sentiría mucho más cómodo con un correo electrónico de introducción pidiendo primero que se establezca una reunión. O si alguien le fuera presentado en persona, primero.

Generalizando, la cultura occidental es directa y valora los negocios primero, las relaciones después. A la gente de estos antecedentes probablemente no le importará si programas una reunión al azar (siempre y cuando no les hagas perder el tiempo). A la gente de culturas menos directas y más relacionales le importará mucho más cómo haces esto. La relación les importa.

Básicamente, va a depender mucho de la cultura. Tanto de tu compañía como de la influencia de los antecedentes de todos los involucrados.

Tu mejor respuesta será preguntarle a tu jefe. Ellos deben tener una buena percepción de la cultura interna de su compañía, pueden conocer a la gente, y pueden proporcionar una respuesta más específica al contexto.

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Lo que yo haría (y hago) al respecto:

• Enviar un correo electrónico de introducción, diciendo “mi jefe me sugirió que me pusiera en contacto con usted en relación con X”. ¿Puedo poner 30 minutos en nuestro calendario para hablar de esto?“
• Después de obtener respuesta, enviar aviso de reunión

Si quieres enviar una reunión sin el email de introducción asegúrate de incluir claro contexto que 1) tu jefe lo sugirió y 2) por qué se están reuniendo.

No importa la tecnología de comunicación que emplees, quieres convencer a la persona de que la reunión valdrá la pena. Debes pensar en el valor que tiene la reunión. ¿Les ayuda a hacer su trabajo? Probablemente no. Quieres mostrarles que ayudará a la organización y que has sido respetuoso con su tiempo. Debes preparar tus preguntas para que la reunión te dé las respuestas que buscas. Sería útil mostrarles que lo han hecho. Si lo haces, mucha gente estará encantada de ayudarte.

Una historia que muestra de lo que estoy hablando. Recibí una llamada telefónica de un ingeniero muy joven. Me preguntó cómo habíamos resuelto ciertos problemas en mi programa para poder aplicarlo a su programa. Había estudiado los dibujos cuidadosamente y tenía preparada una lista de preguntas específicas. Respondí a las que pude y la dirigí a personas que podían responder a las otras. Pasamos 20 minutos al teléfono. Me sentí feliz de haberla ayudado a ella y a nuestra empresa a resolver sus problemas. Su preparación había hecho la llamada muy productiva.

Yo intentaría dentro de Outlook y ver si se puede ver su horario para que al reservar una reunión no haya algo ya allí.

Si eso no funciona, entonces probablemente sugeriría ir a su escritorio para que puedan buscar su disponibilidad rápidamente asumiendo que estas reuniones se tendrán pronto. Si te parece bien esperar mucho tiempo, entonces puedo ir al correo electrónico, que puede ser la forma de menor prioridad. Esto también puede transmitir la importancia de la reunión, ya que el correo electrónico puede ser ignorado en algunos lugares, al menos por lo que he visto en mis años de trabajo.

El IM tiene sentido sólo si la gente es conocida por usarlo y es una forma de comunicarse con alguien. Si un gerente se reúne el 90% del tiempo, entonces puede ser que un IM sea mejor que un e-mail normal. De lo contrario, puede que no sirva de mucho.