¿Cómo puedo preguntar educadamente sobre la "urgencia" de una solicitud de trabajo, es decir, en qué fecha debe ser completada?

Tan pronto como se te asigne el trabajo, si no tienes una fecha límite, consigue una. Suena como si estuvieras en un papel de apoyo y pudieras apoyar a otras personas en el negocio. A cada tarea que tengas se le debe asignar una fecha límite. Si se te asigna un trabajo que no tiene una fecha de vencimiento, debes pedirlo.

Yo formularía la solicitud de manera similar a:

¿Cuál es la fecha límite en la que puedo hacer esto y aún así hacer que cumplas con tus horarios?

Formular tu necesidad de esta manera indicará que te preocupas por ayudar al proyecto que estás apoyando a satisfacer sus necesidades, pero también comienza a indicar que tienes otro trabajo con otras fechas de vencimiento.

Si necesitas apoyar algún tipo de trabajo antes de que el personal del proyecto se haga cargo de él, el director del proyecto debería ser capaz de averiguar cuál es la fecha límite en la que puedes entregar tu trabajo a alguien del equipo de proyecto para evitar retrasos en el calendario.

También consideraría la posibilidad de que tu director se involucrara para agilizar el proceso, especialmente si con frecuencia se te asignan tareas sin fecha de vencimiento o con fechas de vencimiento poco razonables. Cada solicitud al departamento de TI debería tener asociada una fecha de “finalización a más tardar”. Las personas que presenten las solicitudes a su departamento también deben tener una idea de cuánto tiempo le llevará hacer el trabajo; la diferencia entre la fecha de la solicitud y la fecha de finalización no debe ser menor que el tiempo mínimo para completar la tarea. Todo proyecto que requiera su apoyo debe darse cuenta de que está apoyando múltiples proyectos y necesita comunicar sus necesidades lo antes posible para que el tiempo y los recursos necesarios puedan programarse eficazmente.

Puede que me equivoque, pero me parece que tienes varios PM que te dan trabajo, en ese caso no creo que debas preguntar cuál es la fecha límite, creo que deberías redirigir a tus clientes a tu jefe inmediato, cuyo trabajo es priorizar (y asignar fechas límite) todo tu trabajo.

El problema de obtener “fechas límite” de varias personas es que cada persona siempre creerá al 100% que su solicitud es más importante que las de los demás, y no sabrá ni le importará que estás recibiendo solicitudes de otras cuatro o cinco personas al mismo tiempo. Así que tienes una sola persona a la que se le hacen todas las peticiones, y esa sola persona necesita suficiente fuerza para poder priorizar la petición de una persona sobre todas las demás.

Ver también la respuesta en este hilo: ¿Diciendo no a los directores de proyecto?“.

Otros ya lo han mencionado, no hay razón para dudar en preguntar sobre la prioridad de la tarea. Sin embargo, hay otra consideración que parece escaparse de las respuestas:

Debería estimar la tarea antes de acordar la fecha límite. Dado que cualquier tarea es resultado de un acuerdo mutuo, no debería aceptar ciegamente ninguna fecha límite. En su lugar,

1. Intenta estimar la tarea, encontrando qué recursos (incluyendo el tiempo) necesitas para realizarla;
2. Aunque la estimación debería ser normalmente una tarea de alta prioridad, no debería interrumpir sus otras asignaciones. Si lo hace, haga de la estimación una tarea separada y negocie la misma;
3. Si la tarea es divisible, no ignore este hecho ya que el análisis de las partes mejoraría la precisión de su estimación;
4. Después de que la estimación esté lista, proponga las soluciones dadas en las otras respuestas;
5. Si la tarea dada requiere retrasar otras tareas asignadas a usted antes, no olvide negociar este hecho con aquellos que están esperando sus resultados para otras tareas, ya que podrían no estar contentos de saber que usted está retrasado.

No intentas averiguar cuándo es la fecha límite, sólo preguntas. Cualquier especulación por tu parte probablemente sea falsa, e incluso si lo haces bien de vez en cuando, los plazos no son realmente algo sobre lo que debas especular.

Sólo pregunta. Si la respuesta es “hazlo lo antes posible”, entonces hazlo lo antes posible.

No debes estar de acuerdo en pedir una fecha límite - sólo estás recogiendo información para servir mejor a tu cliente.

Necesitas tener cuidado con acordar una fecha, y no puedes hacer esto hasta que sepas -

1. cuánto tiempo tomará el trabajo, y
2. cuándo tendrás ese tiempo disponible.

Una vez que tengas esos dos bits de datos, puedes comprometerte con seguridad a una fecha específica.

Así que, cuando le preguntes al cliente cuándo quiere que se comprometa, o bien sólo estás recopilando información y no te comprometes (déjalo claro) o podrás decirle si puedes cumplir con la fecha o no.

Si no puedes comprometerte honestamente con la fecha que el cliente quiere, entonces es necesario que haya alguna negociación, sobre qué tareas haces y cuándo. Quienquiera que lo haga, necesita entender las prioridades generales.

También, lo siento, pero creo que es mejor preguntar simplemente cuándo se requiere, en lugar de pedir “la última fecha en que necesitas esto” o lo que sea. Sólo sé directo y abierto.

Los plazos y el ASAP no son muy útiles como herramienta de planificación: Hacer la fecha límite significa comprometer algo más. La decisión debe incluir un entendimiento de los compromisos que están involucrados.

A menudo **estás en la mejor posición para juzgar la relativa urgencia de todo el trabajo disponible para ti, pero es tu jefe quien decide cómo priorizar tu trabajo. Le das a tu jefe la información:

La tarea A es importante pero llevará mucho tiempo; debería hacer el 80% en el 20% de las veces, y luego seguir adelante.

La tarea B no es tan importante, pero es muy rápida; debería hacerla primero.

Sí, haz primero la tarea B, pero luego pasa a toda la tarea A, aunque tardará mucho tiempo.

Sin embargo, en el caso que está preguntando, parece que no sabe cómo priorizar este trabajo, así que pregunta:

Creo que la Tarea A llevará este tiempo, pero no estoy seguro de cómo debería priorizarla en relación con la Tarea B, C y D. ¿Qué piensa?

He tenido que tratar con gerentes que suenan como los clientes con los que pareces estar tratando. Siempre me aseguro de obtener tres cosas de ellos:

• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de esto?
• ¿Cuál es mi entrega?
• ¿Qué tareas debo dejar de hacer para que esto suceda?

La última podría ir a su gerente directo, pero las tres son importantes. La mayoría de los gerentes / clientes asumirán que todas las entradas son importantes hasta que se vean obligados a considerar los tres aspectos de una tarea.

La primera es fácil de ser frívolo (‘¡Ayer!’), pero la segunda y la tercera les obligan a articular su tema y matar a sus queridos. Más de una vez, se me ha asignado un boleto con la más alta prioridad, pero se retiró después de que el gerente se dio cuenta de que no sabían lo que realmente querían, o que no estaban dispuestos a dejar de trabajar en otro boleto para hacer que ese boleto ocurriera.