¿Cuál es una buena manera de decir "estoy ocupado" sin decir "estoy ocupado"? (¿Cómo manejo las distracciones del lugar de trabajo?)

Se ha escrito mucho sobre este tema. Aquí hay sólo un artículo que creo que tiene un título agradable y sucinto: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

El punto es que aquellos que tienen la tarea de producir algo tangible–especialmente creativos como diseñadores y codificadores–necesitan tiempo de trabajo ininterrumpido. A diferencia de la gestión, donde gran parte de su trabajo es reuniones constantes, los diseñadores necesitan tener tiempo para centrarse y realmente meterse en su proyecto.

Hace muchos años estuve en una conferencia y llegué a escuchar a Clement Mok responder a una pregunta sobre cómo su empresa facturaba a los clientes. Declaró (parafraseando) que facturan con incrementos de 4 horas, pero que preferirían 8. Mientras que eso era sobre la facturación, su punto era que hay que dedicar una parte de tiempo sólido para producir el trabajo creativo. 8 horas y media divididas por 8 reuniones de media hora en un día no te permitirán producir casi la cantidad ni la calidad de trabajo que un bloque sólido de 4 horas ininterrumpidas puede.

Para responder a tu pregunta específica:

¿Cuál es una forma agradable de decir ESTOY OCUPADO

No te molestes con “agradable”. Estás ocupado. Necesitas hacer el trabajo. Necesitan respetar eso. Cómo llegar a ese punto va a depender mucho de los detalles de tu lugar de trabajo y de la relación que tengas con tu jefe.

Algunas ideas que pueden ayudar:

• insiste en que tienes una oficina y luego una política de “entra si la puerta está abierta, no llames si está cerrada”
• ten horas de oficina para asistir a reuniones y horas fuera de oficina para realmente hacer el trabajo
• di “voy a salir para hacer el trabajo” y dilo en serio. Si no avanzas debido a distracciones anuncia que vas a la cafetería por 4 horas para terminar de trabajar.
• si tienes un calendario compartido en casa, bloquea el tiempo de trabajo. Esto reduce la probabilidad de que tu tiempo de trabajo se reduzca a pequeños trozos con reuniones esporádicas a lo largo del día.

Podría ser útil tener una pizarra cerca de su escritorio que enumere los proyectos en los que está trabajando junto con una fecha prevista de finalización. Incluso podrías tener una pequeña estrella junto al artículo en el que estás actualmente. Asegúrate de que sea visible desde fuera del área de tu escritorio y que la mantengas actualizada.

Cuando alguien se acerque a tu escritorio, sólo apunta a la pizarra y de lo contrario ignóralo. Muy pronto estarán entrenados para ver la pizarra sin siquiera hablarte.

Entiendo su frustración por tener su progreso interrumpido por gente que quiere preguntarle sobre su progreso. Sin embargo, la solución a eso es no hacerles entender que tienes cosas que hacer y que no debes ser interrumpido. La solución a eso es permitirles obtener sus respuestas sin interrumpirte.

Dices que estás manteniendo algún tipo de lista de tareas. Mi suposición es que está en orden de prioridad o incluye una columna de prioridad, y que incluye un estado y tal vez incluso una fecha de vencimiento. Ponga eso en algún lugar donde todos puedan verlo. Cuando pregunten “¿Dónde está mi esto?” recuérdales dónde pueden encontrar la respuesta. Esto puede ser algo electrónico, pero si sus colegas no son gente de Internet, puede ser un pedazo de papel pegado con cinta adhesiva en la pared. Puedes apuntar el interruptor a eso y continuar con tu reunión o lo que sea.

No se van a preocupar menos por sus importantes entregas porque te las arreglas para decirles que te dejen en paz. Se van a preocupar menos cuando obtengan más información. Sean transparentes y públicos, y las interrupciones deben ser menores.

Sé que dijiste que trabajas en varias oficinas, esto es algo con lo que no tengo ninguna experiencia, pero aquí hay cosas que he aprendido sobre cómo evitar interrupciones para los trabajadores con conocimientos.

Si tienes un “líder de equipo”, “supervisor” o alguna persona que no es necesariamente tu jefe pero está en una posición de coordinación, puedes preguntar a tu jefe de departamento si el modus operandi puede ser cambiado, así que todo el nuevo trabajo DEBE pasar por el líder de equipo. Debe hacerse de tal manera que hablar con los miembros del equipo sea completamente improductivo. Su supervisor necesita tener un método para darle dicho trabajo sin distraerle, como añadirlo a una lista en una pizarra como la mencionada por Chris Lively o a una base de datos. Físicamente entregarle un pedazo de papel es incorrecto.

Para ayudar a evitar que la gente interrumpa para las actualizaciones, en el pasado he robado Scrum-ban de los tipos de ‘software’ para gestionar mis tareas Funciona bastante bien para la organización de grupos, cualquiera fuera del grupo puede interpretarlo.

No seas demasiado duro con los tipos de cara al cliente. La masturbación es su forma de hacer las cosas, siempre ha funcionado para ellos porque la gente lo permite. Lee sobre el condicionamiento operante y buena suerte con las ‘ráfagas de extinción’. Estos enlaces son sobre ratas y perros principalmente, aunque se aplica perfectamente bien a los humanos.

Creo que primero tienes que ajustar tu actitud. No es un drama de diva querer saber el estado de los proyectos que se te han dado y que son importantes para su capacidad de hacer su trabajo. Eres claramente un obstáculo en este momento y ellos tienen derecho a querer aclararlo.

Así que primero necesitas ajustar tu flujo de trabajo para que los estados se den de manera oportuna. Necesitas una forma de que comprueben el estado sin molestarte tan a menudo y necesitas una forma de establecer prioridades y necesitas decirle a la gente cuando su prioridad ha sido rebajada y cuál es la nueva fecha esperada.

Te molestan porque no te estás comunicando bien. La comunicación es una gran parte de tu trabajo, tan importante, si no más, que el trabajo de diseño. Decirle a la gente que estás trabajando en algo cuando claramente no lo estás es parte de lo que los hace enojar. Diles la verdad: “Hay seis proyectos por delante del tuyo y espero poder empezarlo el miércoles de la semana que viene”. Un correo electrónico diario a todos con una lista de los proyectos y el estado y la finalización esperada es algo que probablemente deberías hacer a primera hora cada día.

Los agentes de bienes raíces por la naturaleza de su trabajo no están en la oficina todo el tiempo, por lo que es natural que necesiten consultarte cuando lleguen unos minutos a la oficina antes de salir a mostrar las casas. Resentir las interrupciones es simplemente contraproducente. Si empiezas a darles mejor información y tienes algo que puedan mirar para ver qué proyectos se están trabajando en qué orden y las fechas esperadas de inicio y fin de sus proyectos, te molestarán menos. Pero nunca dejarán de molestarte del todo, ya que los estás retrasando y necesitan recibir las cosas que estás haciendo por ellos. Son tus clientes y necesitas empezar a tratarlos como tales.