¿Cómo construir un caso de negocio para la contratación de nuevas personas?

¿En qué aspectos debo centrarme para construir un caso de negocio sólido como una roca para contratar más gente?

Querrás mostrar cómo estás con pocos recursos no sólo ahora, sino en el futuro inmediato.

Querrás mostrar el volumen de trabajo para los próximos años, y compararlo con la capacidad de tu equipo actual.

Si tiene proyectos críticos en camino, explique cómo se verán afectados negativamente si no tiene suficiente ayuda.

En la medida de lo posible, querrá señalar proyectos/tareas específicas que no se han completado debido a la falta de mano de obra. Y querrá hacer lo mismo para los próximos proyectos que no tenga la capacidad de atender.

Si está llenando la necesidad con trabajadores temporales ahora, querrá resaltar ese gasto y mostrar cómo desaparecerá si aumenta su plantilla permanente.

Como @Bmo señala correctamente, puede tocar los temas que esta falta de ayuda está causando con su equipo actual. El exceso de malabarismo puede hacer que pierdan productividad. Puede causar que la moral se desplome. Si esto se vuelve severo, puede perder miembros críticos del equipo.

Mientras que abordar todos estos temas hará que su caso sea más fuerte, las empresas todavía se muestran reacias a añadir a la plantilla permanente, por lo que podría ser una venta difícil. Si estás haciendo malabares ahora para mantenerte al tanto de la demanda, puede que tengas que estar preparado para hacer malabares más rápido durante un tiempo (al menos esa es la situación en la que me encuentro en este momento).

¿En qué aspectos debo concentrarme para construir un caso de negocio sólido como una roca para contratar más gente?

Una cosa que ayudaría es tener algún sistema para al menos adivinar la carga de trabajo de tu departamento. Decir “estamos sobrecargados de trabajo” no tiene sentido.

Decir algo como:

• Nuestro equipo recibe 20 peticiones semanales
• Cada petición tiene un promedio de 10 horas de trabajo
• Nuestro tiempo medio desde la petición hasta su finalización es de 3 meses
• Cada petición añade $X a la compañía en promedio
• Nuestro equipo tiene 3 miembros
• Esto nos permite 120 horas/semana
• Sólo podemos procesar 12 peticiones a la semana con la máxima eficiencia. Este tipo de estimación bruta sólo es buena si no se tiene una métrica significativa. En realidad, su equipo no va a ser capaz de funcionar al 100% de eficiencia y su seguimiento/estimación del tiempo debe incluir esta ineficiencia. Si tienes información más significativa o datos históricos de tus proyectos (incluso la frustración anecdótica de los clientes de tu equipo) esto puede ayudar a obtener una mejor sensación.
• Esperamos que esta carga de trabajo aumente/se mantenga igual/etc indefinidamente

¿Por qué hacerlo de esta manera?

Esta información permite a la dirección determinar:

• ¿Son los proyectos lo suficientemente importantes como para justificar un recuento adicional?
• ¿Necesita haber un mejor sistema de priorización?
• Quizás su departamento necesite rechazar solicitudes.
• Implementar un sistema de priorización en el que las solicitudes no urgentes se ignoren a menos que se cumplan todas las urgentes
• ¿Es apropiado el tiempo medio de solicitud? ¿Pueden las mejoras en el flujo de trabajo ayudar a reducir la carga de trabajo?
• ¿Está otro equipo con exceso de personal y esos recursos disponibles para una reorganización?

Los datos lo son todo en esto. Decir “estamos sobrecargados de trabajo” no tiene sentido. Presentar la información anterior es mucho más significativo para la dirección.

La información histórica es aún mejor tenerla.

¿Cuándo es mejor?

Ten en cuenta también que si añades personal en un punto crítico de un proyecto, podrías hacer que el proyecto tardara más tiempo. Si tu equipo se ve abrumado indefinidamente, esto no importa realmente (tendrás que tomar el golpe en algún momento). Sin embargo, si esperas lanzar un proyecto dentro de unos meses, añadir muchas entrevistas, recursos humanos y tiempo de incorporación a un equipo ya sobrecargado de trabajo no es necesariamente la mejor idea.

Sin embargo, sólo retrasa este trabajo si hay una repetición a la vista.

¿Y si a nadie le importa?

Podrías encontrarte con situaciones en las que a nadie le importa. O básicamente dice “lo que sea, el departamento funciona, no hay problemas todavía”. O tu gerente no quiere actuar por una variedad de razones.

Entonces necesitas determinar si un trabajo estresante vale la pena para ti. Si los gerentes no sienten “dolor” no añadirán el número de empleados. Necesita básicamente determinar si este entorno es uno en el que está dispuesto a trabajar - si no, actúe en consecuencia.

Pensamientos finales

Tenga también en cuenta que el proceso para añadir el número de empleados puede ser un proceso largo incluso cuando su jefe, el jefe de su jefe, y tal vez incluso más niveles superiores estén de acuerdo.

El rendimiento general de la empresa, el presupuesto, la previsión, etc. son factores que influyen en si esto es posible.

Si necesitas gente nueva, lo primero que tienes que hacer es dejar de trabajar horas extras (si es tu equipo). En su lugar, no cumplir con los plazos. Ahora tienes algo para demostrar que necesitas a la gente. Nunca puedes justificar a las nuevas personas en base a la carga de trabajo si el trabajo se está haciendo. Esta fue una lección difícil de aprender para mí porque quiero hacer todo lo posible para que se haga todo.

Otra cosa que hay que hacer es decirles que no puedes hacer una nueva tarea cuando se presenta. Si insisten, dales una lista de todo lo demás que tu equipo está haciendo y pregúntales cuál necesita ser apagado para hacer espacio para éste. Asegúrate de que sepan que la fecha límite del proyecto apagado se moverá y que las horas para completarlo aumentarán (a veces lleva más tiempo volver a la velocidad cuando no se ha trabajado en algo durante un tiempo). Dales un nuevo plazo específico y un nuevo cálculo de horas. Asegúrate de que las personas que son los dueños del negocio para el proyecto apagado son conscientes del impacto en su horario.

Decir que no es difícil, pero es la mejor manera que he encontrado para hacerles ver que no tienes la capacidad para más trabajo.

Es realmente muy simple. Tienes que explicar qué cosas extras podrías hacer si tuvieras más gente, y cómo eso beneficiaría al negocio más que el costo de la gente extra que contratas. Lo mejor es dar ejemplos concretos de las cosas extra que podrías hacer, junto con cómo eso aumentaría las ventas/mejoraría la satisfacción del cliente/alcanzaría los objetivos estratégicos de la empresa.

Alternativamente puedes hacer lo mismo a la inversa - mostrar cómo la falta de gente te impide hacer esas cosas: es decir, no poner las características necesarias, no arreglar los errores, no atender las necesidades del cliente. En este último caso, prepárate para que te pregunten si puedes conseguir mejoras de productividad con la gente que tienes.