¿Cómo puedo disuadir a los empleados de hacer horas extras voluntarias?

¿Cómo puedo disuadir a los empleados de hacer horas extras voluntarias?

Diciéndoles, en persona, a las 5 PM, que se vayan a casa.

Esto suena simple (y lo es), pero es un largo camino.

Al principio de mi carrera, mi jefe me dijo que me fuera a casa a las 5 PM, y nunca lo olvidé. Me dijo que queda mucho trabajo para mañana, y que ahora no es el momento de “quemar el aceite de medianoche”.

A cambio, me volví más puntual, y rara vez tomé un almuerzo largo. Énfasis: Recompensé su amabilidad y su reconocimiento del equilibrio entre mi trabajo y mi vida con una mayor eficiencia y esfuerzo. Mi moral se elevó, y creo que me convertí en un empleado más valioso.

Si usted hace lo mismo, puede esperar un retorno similar de la inversión de sus empleados.

Asumiendo que estás en los EE.UU…

Si los empleados no exentos trabajan horas extras, y sabes que trabajan horas extras y no les pagan tiempo y medio por ello, estás infringiendo la ley. Los empleados no pueden ser voluntarios. Debe instruir a sus empleados que cuando lo hacen, no son ellos los que violan la ley sino usted. Por muy amable que sea su trabajo, está poniendo su negocio en un grave riesgo. Si no puedes inculcarles esto y hacer que cumplan voluntariamente, se convierte en un asunto disciplinario.

Aquí hay una agradable explicación de la ley. (La Ley de Normas Laborales Justas dice que los empleados deben ser pagados por horas extras cuando trabajan más de 40 horas por semana. Los empleados que son ejecutivos, administrativos, profesionales, informáticos o de ventas externas pueden estar exentos de esta ley debido a la naturaleza de su trabajo y el nivel profesional de su paga. Los empleados que están cubiertos por la ley se denominan no exentos)

Nota adicional: Aparentemente en el Reino Unido, no se requiere el pago de horas extras siempre y cuando las horas no pagadas no tengan una tasa de pago por debajo del salario mínimo. Tendrías que hacer un seguimiento de todas las horas que trabajan, y dividir su pago total por esas horas para determinar si estás dentro de la ley. No deben ser horas de trabajo que no se registren.

Una manera muy poderosa, pero a menudo pasada por alto, de desalentar las horas extras excesivas es ofrecer a la gente horarios de trabajo flexibles.

Si se tiene un sistema para el horario flexible, entonces la gente tiene cuidado de registrar con precisión sus horas de trabajo, para que no pierdan la acumulación de horas flexibles, y son conscientes de las horas que están trabajando.

Un ejemplo de sistema de horario flexible podría tener horas centrales de 10:00 a 16:00, permitir a un empleado acumular hasta 3 días (24 horas) de horario flexible, o endeudarse un día de horario flexible, pero exigir que no tome más de 2 días (o 4 medios días) de permiso flexible (tiempo libre dentro de las horas centrales) por mes sin tomar vacaciones anuales.

Puede parecer contrario a la intuición, pero psicológicamente, si te acercas al límite superior de las horas que puedes acumular, empiezas a pensar “si trabajo demasiadas horas más, las perderé al final del mes”, por lo que empiezas a reducir.

En la Unión Europea, hay que tener cuidado de que los empleados no terminen trabajando más horas de las permitidas por la [Directiva sobre el tiempo de trabajo] europea. Excepto en el Reino Unido (donde puede acordar renunciar, por escrito, a sus derechos en virtud de la WTD) los estados miembros deben garantizar que el tiempo de trabajo semanal está limitado por la ley, o por un convenio colectivo y el tiempo de trabajo medio no debe exceder de 48 horas por cada período de 7 días durante el período de referencia de 4 meses.

Por cierto, para cumplir con esta directiva, los empleadores en Europa están efectivamente obligados a llevar un registro de las horas de trabajo de los empleados. En el Reino Unido, he sabido de empresas que solicitan que los empleados opten por no participar en la DTT, no para poder trabajar más horas, sino para eliminar el requisito de que se haga un seguimiento de las horas, reduciendo la carga administrativa tanto del empleado como de la empresa.

La única otra cosa que diría es que, aunque las horas de trabajo son una parte importante de su situación, gestionar a las personas de manera que no sientan la necesidad de pasar horas excesivas de más tiempo es otra.

Debes tratar de identificar si hay otros impedimentos para que estos empleados trabajen.

Es posible, por ejemplo, que pasen tanto tiempo durante el día ayudando a los recién llegados que se queden hasta tarde sólo para tener un poco de paz y tranquilidad y permitirse entrar en flujo . Una forma de evitar esto podría ser tener un miembro del equipo establecido a la vez disponible para ayudar a los recién llegados, dejando a los otros miembros del equipo establecido concentrarse en su trabajo. Esto podría cambiar cada día/semana, de modo que la gente por lo menos tenga un bloque de tiempo de un día/semana para concentrarse en sus tareas (dependiendo por supuesto de sus necesidades de negocio).

Tener una persona trabajando al 50% y dos trabajando al 100%, pero sólo poniendo el 100% de sus horas podría funcionar mejor que tener tres personas trabajando al 70% (debido al cambio de tareas), pero trabajando el 120% de sus horas para recuperar el tiempo.

Podrías intentar algo que hizo mi antiguo jefe. Envió un correo electrónico diciendo algo al efecto de

Para conservar la energía, la iluminación y el aire acondicionado se apagarán todos los días a las 6:15. Si necesitas seguir trabajando, por favor trabaja remotamente desde tu casa. Gracias por hacer la oficina más ecológica

En realidad, creo que sólo quería que todos estuvieran allí de 9 a 5 para no tener que trabajar hasta tarde, y para que no le llamaran cuando estuviera con su familia. Todos los programadores (incluyendo los nocturnos) realmente ajustaron su horario para que encendieran las luces, y muy rara vez alguien trabajaba después de las 6:15, ya que tenían que trasladar todo y volver a instalarse en casa.

Tú mismo diste la respuesta:

Sé sincero. Dígales que sus esfuerzos les han hecho ganar su gratitud. Dígales que, al mismo tiempo, si la necesidad del negocio requiere que los despida, que tendría que hacer lo que la necesidad del negocio requiere y despedirlos. Porque pagarles en agradecimiento y notas de apreciación no irá muy lejos con sus propietarios.

Tal vez podría arreglar para dar algo de tiempo libre a los que hacen horas extras. Eso, además de una indemnización extra si alguna vez tienes que dejarlos ir. O, podrías decir que estás dirigiendo un ambiente profesional, abastecer la nevera y dejarlos en ello :)

El método más simple que no debería encontrar ningún problema legal en los EE.UU. o el Reino Unido es requerir que cualquier hora extra sea pre-aprobada. También se puede hacer hincapié en otros aspectos culturales de la organización que este cambio mejoraría si no se quiere que el foco de atención se centre únicamente en el tema financiero. Considere un aviso similar a este:

Apreciamos el entusiasmo por nuestra organización mostrado por los empleados que van más allá del llamado del deber. Aunque apreciamos este esfuerzo, hay algunas cosas que nos preocupan. Somos una empresa familiar, y por lo tanto no queremos alejarte de tu familia más de lo necesario. También nos preocupa que cuando la mayoría de la gente trabaja horas extras, el ambiente puede hacer que todos sientan que necesitan comprometerse con las horas extras, incluso cuando tienen otras responsabilidades que deben atender. Por último, como las horas extras sólo se descubren cuando se entregan las hojas de asistencia, ocasionalmente causan problemas de contabilidad más difíciles que nos gustaría evitar.

Por lo tanto, a partir del 14 de julio, todas las horas extras deben ser aprobadas previamente por escrito o por correo electrónico por su supervisor directo. Generalmente las horas extras no serán permitidas excepto para trabajos muy urgentes que no pueden esperar hasta el siguiente día de trabajo. Su supervisor podrá ayudarle a tomar esta determinación si no está seguro de la prioridad de su trabajo.

¡Gracias por su valioso tiempo y esfuerzo!

Más tarde podrá instruirles que las llamadas telefónicas están bien siempre y cuando sean seguidas inmediatamente por correo electrónico para una especie de rastro de papel. Dependiendo de las leyes de su país, también puede informarles que las horas extras no aprobadas no serán pagadas, pero eso probablemente bajaría la moral. En cambio, puede decir a quienes insisten en trabajar horas extras sin previo aviso que espera que dejen de trabajar un tiempo igual en el siguiente período de pago para que no afecte tanto a la contabilidad, y que si continúan trabajando horas extras sin previo aviso puede verse obligado a dejarlos ir por violar la política de la empresa. En la mayoría de los lugares los empleados no pueden obligar a los empleadores a pagar por un trabajo que el empleador no autorizó, pero puede haber algunos detalles difíciles de entender cuando se comunique esto a los empleados.

Nuevamente, consulte con un abogado familiarizado con la legislación laboral de su región.

No estoy seguro de cuál es su negocio, pero como desarrollador de software, he trabajado regularmente hasta tarde sin que me lo pidan o me paguen.

Esto se debe generalmente a que surge un trabajo imprevisto, ya sea ordenar el código que es difícil de entender, o tener que reescribir una característica previamente entregada para entregar la siguiente característica.

Esencialmente, siempre es una inversión de tiempo hoy para hacer la vida más fácil mañana.

Si no quiero trabajar hasta tarde, la única opción que tengo es pedirle a mi gerente más tiempo a la hora 11 - esto no se ve bien, y es difícil de explicar cuando el gerente no entiende la naturaleza de los problemas técnicos a los que te enfrentas.

Políticamente, lo más seguro es seguir adelante.

Si realmente no quieres que tus trabajadores trabajen hasta tarde, tienes que entender la cantidad de tiempo que realmente necesitan para hacer el trabajo durante las horas de trabajo. Intente lo siguiente:

1. Si el trabajo se divide en tareas que se estiman en horas, haga que registren cuántas horas realmente pasan completando la tarea. Entonces obtendrán un promedio de cuán fuera de las estimaciones y podrán planear en consecuencia.
2. Averigua si hay algún cuello de botella en su carga de trabajo. Puede haber problemas técnicos que se resuelven con un poco de esfuerzo que devolverá dividendos en una mayor eficiencia. ¡A veces los trabajadores de los rangos inferiores no dirán nada a menos que se les pregunte!

Si realmente no puedes acelerar las cosas o permitir más tiempo, la única opción es entregar menos trabajo. Sus empleados pueden tener muy buenas ideas de cómo entregar menos funciones, pero aún así entregar el mismo valor al cliente final. Valdría la pena hacer la pregunta.

Buena suerte

No dijiste si estaban exentos o no. Para los empleados no exentos (típicamente por hora), creo que la respuesta de MJ6 es genial. Me voy a dirigir a los empleados exentos (típicamente con salario).

En este caso, presumiblemente no quieres que trabajen horas extras porque no quieres que se quemen. No es necesariamente algo malo en este caso que trabajen extra, pero los efectos en sus vidas personales y la felicidad pueden hacer que sea un problema.

La mejor redacción que he encontrado para abordar esto es “Quiero que recuerdes que necesitamos trabajar en equipo a un ritmo sostenible”. Aprecio el esfuerzo extra, pero si sigues dedicando tantas horas estás condicionando a la gente a esperar ese nivel de esfuerzo de ti en el futuro y me preocupa que te quemes". Los empleados típicamente apreciarán la preocupación por sus sentimientos.

También, realmente te animo a que no proveas ningún tipo de recompensa monetaria por este comportamiento. Sí, dieron tiempo extra, pero no quieres fomentar una cultura donde se espera, se requiere o se recompensa eso. La apreciación verbal por su esfuerzo (con el entendimiento de que no continuará indefinidamente) está bien. Puedes tomar una línea más suave en este caso exento, ya que algunas personas sólo disfrutan trabajando 60 u 80 horas semanales sin pago extra.

Oh, y tienes suerte de tener empleados tan comprometidos. Ahora sólo tienes que trabajar para mantenerlos felices y comprometidos.

Hice exactamente eso hace años y años en una empresa muy pequeña, pero yo era el que trabajaba horas extras, casi 20 horas al día, y en realidad ni siquiera informé a nadie, honestamente sólo quería hacer que las cosas funcionaran y estaba muy entusiasmado con todo el asunto.

El dueño de entonces se dio cuenta de eso y me dio acciones de la empresa, algo así como el 1%, y me dejó libre para hacer lo que quisiera y ocuparme de las cosas.

La empresa creció hasta tener miles de empleados con el tiempo y ni yo ni el dueño nos arrepentimos de nada.

Si tienes la suerte de tener esa clase de gente trabajando para ti, lo cual te puedo asegurar que es MUY RARO, considera hablar con tu abogado y hacerles formar parte del negocio, aunque sea por el 1%.

Dale algo de tiempo e incluso empieza a dar acciones como bonos anuales.

Encontraste algunas buenas personas que quieren cuidar un negocio que ni siquiera es suyo, dales lo que valen y déjales formar parte de él.

Trabajó para mí.

Si usas un móvil con reloj de fichar, puedes enviarles un recordatorio como una anotación de empuje para que fichen cuando lleguen, a lo que te has fijado, su límite máximo diario de horas. Deberías ser capaz de recibir una notificación por ti mismo. Por último, hay algunos sistemas que les impiden seguir registrándose en horas y básicamente les pide que lo llamen un día.

Puedes y debes decírselo.

También puedes dar ejemplo, saliendo tú mismo a tiempo. Si es necesario, vuelve después de que se hayan ido a casa. En algunas culturas (me viene a la mente el japonés), se considera un descuido irse antes que tu supervisor.

Dado que estos empleados son tan entusiastas, consideraría de alguna manera convertirlos en socios del negocio, en algunos términos que sean mutuamente aceptables, con respecto a que retengan una cantidad de control con la que se sientan cómodos y tal.

En cierto sentido, ya se están comportando como socios: personas que tienen un interés personal en hacer que el negocio tenga éxito y que se dediquen al tiempo, de la manera en que lo hacen los dueños de los negocios.