Cómo convencer a la dirección de que nuestro departamento está falto de personal

La mejor manera que he encontrado es mantener un sano equilibrio entre el trabajo y la vida (lo que causa la horrible falta de personal) es mantener un equilibrio profesional, pero razonable.

En general, cuando llega el momento de dedicar largas horas a evitar que se deslice una fecha límite, considero lo siguiente:

• ¿Se desliza la fecha límite por mi culpa? (Si es así, pongo las horas, punto)_
• ¿La fecha límite se debe a una mala planificación? (Si digo que necesito hasta el viernes, y dicen que el miércoles, no voy a poner horas extras para cumplir con plazos poco realistas)_
• ¿La fecha límite ajustada se debe a circunstancias inusuales? Si el plazo se debe a circunstancias fuera del control de mi empleador, pondré las horas…

• ¿Los plazos que necesitan horas extras son la norma o la excepción? Si las horas se alargan sólo un poco, o en muy raras ocasiones, las pondré. Si los plazos poco realistas son un problema habitual, entonces no pondré el tiempo extra.)_

• La forma simple en que veo esto es lo que es razonable y justo.

¿Su empleador no está siendo razonable? Parece que sí, si juegas a la pelota entonces seguirán siendo irrazonables, o incluso se pondrán peor. Realmente tu única opción es hacerlos conscientes del problema (lo cual has hecho) Si nada cambia, deja de permitir este comportamiento y/o busca un nuevo empleo con una mejor compañía. (No permitir este comportamiento es simplemente hacer lo que se considera razonable, pero no poner horas extras no pagadas y largas horas para cumplir con plazos irrazonables).

La mejor/sólo manera de convencer a la dirección de que les falta personal y que necesitan hacer algo al respecto es dejar de permitirles que se salgan con la suya con el exceso de trabajo del personal que tienen. Realmente, lo que necesitas hacer es dejar de matarte para hacer el trabajo, porque sólo te haces daño a ti mismo al hacerlo. Has encontrado una forma de hacer el trabajo con un tercio del personal que “deberías” tener, y debido a eso, la dirección no ve la necesidad de añadir personal extra.

Dices que vosotros have been able to put a shoulder to the wheel and get things done, así que por supuesto la dirección no va a sentir la necesidad de añadir personal extra. El personal que tienen lo está haciendo. Y al potenciar y trabajar en exceso, permiten a la dirección ahorrar dinero y no contratar personal extra.

Eso cambia muy rápido cuando las cosas dejan de hacerse, porque eso crea un coste para la dirección. En este momento, todo es positivo para ellos, están ahorrando mucho dinero, pero el trabajo que se necesita hacer se sigue haciendo de alguna manera. Si dejas de aislar artificialmente a la administración de los costos de la falta de personal, existe la posibilidad de que hagan algo al respecto. Si no lo hacen, no lo harán, porque realmente no tienen ninguna razón para hacerlo.

Por si sirve de algo, esta situación no es sostenible, y llegará a un punto crítico de una manera u otra.

Hay tres maneras básicas de que esto ocurra.

1. La gente que tienen encontrará nuevos trabajos, y estarán tan faltos de personal que ninguna cantidad de “hombro a la rueda” conseguirá que el trabajo se haga.

2. Se agotarán y la productividad caerá en picado, así que el trabajo no se hará.

4. Verán la luz, dejarán de permitir este comportamiento y se limitarán a cargas de trabajo razonables.

Esta última es probablemente el mejor enfoque para todos los involucrados, así que eso es lo que les aconsejaría hacer: reducir el trabajo extra para que la dirección empiece a sentir las consecuencias de la falta de personal y tenga tiempo de hacer los ajustes necesarios, porque las otras opciones crean un cambio mucho más rápido en la capacidad de su departamento para hacer el trabajo, y eso tiende a ir mal para todos los involucrados - la dirección y los empleados.

No creo que tener a todo el mundo vengándose/renunciando al mismo tiempo sea la mejor ruta, como sugiere una respuesta. Sí, se sentiría muy bien que todos renunciaran al mismo tiempo y dejaran a la dirección en un aprieto.

Antes de hacer eso, sin embargo, comunicaría claramente a la dirección que sus compañeros/empleados están sobrecargados de trabajo, y se tiene la sensación de que pueden estar buscando nuevos trabajos como resultado. No menciones ningún nombre, y si te lo piden, en vez de eso, difiere de la sensación general de baja moral que has percibido.

Al comunicar esto a la gerencia, siéntete libre de alinear nuevos trabajos y renunciar (aunque, si todos lo hicieran al mismo tiempo, no se vería muy profesional a la gerencia). Tengan en cuenta que la gerencia podría despertar y darse cuenta del costo en tiempo y dinero de capacitar a un equipo completamente nuevo en un proceso existente. Podrían darse cuenta de que, en efecto, estás sobrecargado de trabajo, y hacer cambios.

Toma la ruta profesional que no empañe tu reputación con ellos… te sorprendería lo fácil que es trabajar con la misma gente en el futuro. Quieres ser recordado con cariño.

Empieza a obligar a la administración a asignar prioridades. Haz que elijan qué tareas se van a deslizar. Que sean responsables de que los elementos críticos (pero no urgentes) no se hagan. (Copias de seguridad por ejemplo) Y sean razonables sobre cuánto tiempo trabajan. Deberías trabajar para vivir, no vivir para trabajar. Si no puedes vivir una vida razonable, si no puedes ir a una cita con el médico, o ver a tu hijo en una obra de teatro, o ir a las reuniones de la Asociación de Padres y Maestros, o salir con tus amigos, o tomarte unas vacaciones, estás trabajando demasiado. Cuando empiece a cuantificar el trabajo y luego consiga que la dirección le asigne prioridades, empezarán a darse cuenta de que hay un problema. El problema es que la informática está sobrecargada. No ayuda a la línea de fondo. Así que cualquier dinero que se gaste en ella tiene que hacerse en otro lugar. Hasta que la dirección no entienda lo que realmente cuesta apoyar al resto de la empresa, no pensarán que es importante. Otra cosa triste de la TI, es que si lo haces bien, eres invisible. Sólo cuando empiezan a aparecer problemas es cuando te haces notar. Y si estás sobrecargado de trabajo, aparecerán. Para la mente de los directivos esto indica que no estás haciendo tu trabajo correctamente, tu trabajo es prevenir los problemas. Por eso necesitas que la Dirección establezca las prioridades. (Con el conocimiento adecuado de los costos y beneficios)

Así que desglosa lo que haces en tareas. Escriba cada una como un elemento separado y anote por qué es importante, qué podría suceder si no se hace, y cuánto tiempo llevará completarlo (Sea generoso con el tiempo porque lo subestimará) Luego establezca las tareas para que la Dirección establezca las prioridades. Lo que he encontrado cuando se me han asignado demasiadas tareas es que dejo pasar los elementos no críticos y hago lo mínimo posible para mantener las cosas en funcionamiento. Sin embargo, esto es como hacer funcionar un coche sin ponerle mantenimiento (como cambiar el aceite, o sustituir las escobillas del limpiaparabrisas.) Eventualmente se rompe y aunque no lo haga, el coche recoge basura y desgaste que tardan mucho más en arreglarse que hacer el mantenimiento adecuado cuando era necesario.

Y, si no hay nada más, tener todo el trabajo definido te ayudará con tu currículum.

Una vez estuve en una situación en la que la alta gerencia no entendió el punto hasta que toda mi práctica, incluyéndome a mí como jefe interino de la práctica, alineó nuestras ofertas de trabajo y sincronizó nuestras renuncias para que todas las entregáramos en más de 24 horas.

Su gerencia sabe lo que está pasando. Hicieron sus cálculos. Son chicos y chicas grandes que saben lo que hacen. Hay un precio a pagar por la decisión que tomaron. Déjalos que paguen ese precio. Pagar el precio puede ser la única cosa que les llegará.

Te sugiero que mantengas en silencio a tu dirección sobre la búsqueda de trabajo de tus colegas. No te va a comprar ninguna buena voluntad con tus colegas si lo dices todo y no es como si tu estatura con la dirección fuera a mejorar.

Desde el punto de vista de los (malos) gerentes no hay ningún problema. Tres personas haciendo el trabajo de 8 personas + horas extras no pagadas = máximo beneficio. Usted y sus colegas están permitiendo este tipo de comportamiento, y se están aprovechando de usted. Temporalmente (digamos 1-2 meses) tomar un poco más de trabajo porque hay que contratar a un sustituto está bien, pero este tipo de falta de personal es mucho más que eso. ¿Le has dicho a tu jefe que esto es simplemente inaceptable, y que quieres que pare?

Si esto no mejora después de que lo intensifiques lentamente, no hay nada más que hacer que simplemente dejar de hacer las horas extras. A partir de ese momento, mantén a tu jefe al tanto de que los proyectos no se harán a tiempo por falta de recursos (personas). Entonces puede suceder una de estas cosas:

• El gerente te presionará para que sigas trabajando horas extras y que hagas las cosas. Si no cumples, esto probablemente significaría que te despidan (lo que podría ser legal o no dependiendo de donde vivas).
• El gerente te ignora, los clientes no consiguen lo que quieren a tiempo, y el negocio probablemente se hundirá en unos pocos meses.
• El gerente finalmente entiende tu punto, y contrata a más gente.

He enumerado las opciones en el orden que creo que es más probable dados los detalles en tu pregunta.

Lo más probable es que su solución más efectiva a este problema sea buscar empleo en otro lugar. Por favor, vea mi razonamiento a continuación.

Basado en mi experiencia y observaciones hay probablemente 3 razones para los problemas de su departamento:

1. La dirección no es lo suficientemente competente como para saber determinar eficazmente cuándo necesitan más personal (he visto esto en la mayoría de las grandes empresas para las que he trabajado y tiende a dar lugar a unas pocas contrataciones altamente remuneradas en nuevos puestos “estratégicos” que proporcionan poco valor a lo largo del tiempo mientras que los que están en las trincheras no ven ningún alivio)
2. La dirección sabe que necesita más personal, pero hay o bien: no hay fondos apropiados asignados para el personal de su departamento O simplemente no hay suficiente dinero en la empresa para dotar de personal a su departamento de forma adecuada (cuando su empresa no está en una situación de alto crecimiento).
3. Usted está en una empresa de nueva creación o de alto crecimiento y el dinero y las capacidades para añadir personal no son actualmente capaces de mantenerse al día con la dotación de personal.

En el escenario 1 o 2 no hay formas realistas para que usted influya o arregle el problema… la dotación de personal adecuada no se considera una prioridad o la empresa está teniendo problemas de dinero.

En el último escenario, usted debe definitivamente mencionarlo a la dirección… respaldando su opinión con las observaciones que ha hecho, incluyendo cómo añadir más personal proporcionará valor a la empresa. En la única empresa en la que trabajé, se valoraron las sugerencias de todos los empleados y a menudo se actuó en consecuencia.

¿Cuál es exactamente el problema? Tener mucho trabajo disponible para hacer no es en sí mismo un problema. Mientras hagas la cantidad de trabajo que puedes hacer por el tiempo que te pagan, no hay nada malo aquí. ¿Qué importa si se podría haber hecho mucho más trabajo si hubiera más recursos disponibles para hacerlo?

El único problema potencial con lo que describes es si estás haciendo mucho trabajo extra por el que no te pagan. Sin embargo, si ese es el caso, entonces es directamente tu culpa. Ir más allá de vez en cuando cuando cuando la empresa tiene una necesidad particular es algo bueno, que por lo general será recompensado en el futuro de otras maneras. Sin embargo, esto siempre es a su opción, y no es una buena idea para hacerlo de forma sostenida.

No has dicho que la dirección insiste en que te quedes hasta tarde para hacer trabajo extra, así que de nuevo, ¿cuál es exactamente el problema aquí? El trabajo de la dirección es decidir cuántos recursos se aplicarán a cada tarea, y por lo tanto, compensarlo con la rapidez con la que se realizan. Puedes preguntar, puedes aconsejar, pero al final no es tu decisión.

Mientras te paguen por lo que estás haciendo, no hay nada malo aquí. Si la gerencia te está presionando para que pongas tiempo extra, simplemente declina hacerlo. Todavía están recibiendo lo que están pagando.