Cómo transmitir que usted es la persona por la que preguntan

Creo que la razón principal de la confusión no es el saludo inicial, sino el “Sí”. No está claro si quieres decir “Sí, adelante” o “Sí, iré a buscarlo por ti”, por lo que tienes esa duda de una fracción de segundo mientras intentan entender lo que quieres decir.

La forma normal de responder cuando han pedido hablar contigo es decir, “Hablar”.

Esto puede ser corto:

“¿Puedo hablar con John Smith, por favor?” “Hablar”. “Ah, hola John. ¿Puedes ayudarme con…?”

O más largo:

“¿Puedo hablar con John Smith, por favor?” “John Smith al habla. ¿Cómo puedo ayudarle?” “En realidad estaba buscando información sobre…”

También puede sustituir en

Soy John Smith.

o

Se ha comunicado con John Smith.

en lugar de “John Smith al habla. "En cuanto a su pregunta real, una forma común de contestar el teléfono en un ambiente profesional sería:

Buenos días/tardes. ABC Systems, habla John. ¿Cómo puedo ayudar?

A veces la gente sólo dice

Buenos días/tardes. ABC Systems.

y esto también es aceptable, pero el "¿Cómo puedo ayudar?” suena más accesible para el cliente en mi opinión.

Si es una empresa más grande con muchas sucursales también podría añadir la ubicación:

Buenas tardes. ABC Systems Edimburgo. ¿Cómo puedo ayudar?

Podría sustituir Hi en lugar de “Buenos días” si se siente más cómodo con eso; lo más importante es sonar cómodo y amable.

Tenga en cuenta que aunque diga “John speaking” o “John Smith speaking”, puede que no capten su nombre y le pidan que hable con John Smith. Entonces sólo tienes que seguir el consejo de mi primera sección.

Contestando el teléfono en una línea directa

Por el hecho de que dijiste que la gente preguntaba por ti por tu nombre asumí que estabas contestando los teléfonos principales. En este caso, eres la cara de la compañía y necesitas ser más formal y complaciente.

Si, sin embargo, estás contestando una línea directa sólo para ti, puedes contestar de manera un poco diferente.

Para una llamada externa, seguiría usando el nombre de la compañía y tu nombre - es una manera de hacer saber a la persona que llama que ha llegado al lugar correcto (¡o al equivocado!). Podrías dejar el saludo de la hora del día y el “¿Cómo puedo ayudar?” si lo prefieres. Como ya he mencionado, son más bien para cuando eres la “cara de la empresa”.

En lugar de eso:

ABC Systems, habla John.

o incluso simplemente

Hola, soy John.

Para una llamada interna (que normalmente tiene un sonido de llamada diferente - pregúntale a alguien si no sabes la diferencia entre los diferentes tonos de teléfono), obviamente no usarías el nombre de la empresa. “¿Hola?” probablemente también estaría bien para una llamada interna, especialmente en una empresa pequeña.

Unos cuantos consejos más

Mucho de esto varía dependiendo del ambiente de trabajo, tu empresa y el tipo de personas que te llaman. Tendrás que usar tu juicio para decidir cuánto saludo usar.

Si todavía no estás seguro, te recomendaría:

• Escuchar cómo contestan el teléfono otras personas de tu empresa y el nivel de formalidad que usan. Esto te ayuda a determinar cómo es la cultura de la compañía y qué es lo apropiado. No necesitas decir exactamente lo mismo que ellos, pero debería darte una guía aproximada si no estás seguro.
• Escuchar cómo los clientes te saludan por teléfono. Si se trata de personas que has conocido en persona, probablemente te resultarán más familiares que los extraños con los que nunca has hablado antes. Si la mayoría de las personas que te llaman son uno u otro, puedes ajustar tu manera de llamar en consecuencia.

Como mencioné en la sección inicial, creo que el problema es el “Sí” y no el “Hola”, así que si quisieras seguir con el “Hola” y simplemente cambiar la forma de comunicar que eres la persona que han pedido, probablemente estaría bien.

Casi siempre contesto el teléfono diciendo “Hola, soy Joe”, o “Soy Joe”.

Parece asegurar a la persona que me llama que en realidad está hablando con quien cree que es.

Conozco gente que dice cosas como “Departamento de Telecomunicaciones de la Compañía ABC, Steve al habla”, lo cual está bien, pero para mí parece un poco demasiado formal. Si eres un representante del cliente o alguien que se relaciona con los clientes de la compañía, entonces es probable que sea mejor ser más formal.

Tiendo a ser conciso:

Si la mayoría de las llamadas vienen del exterior, diría

“ABC Systems”

Normalmente no añado “buenos días” o “buenas tardes” porque tengo una lamentable tendencia a perder la noción del tiempo cuando estoy trabajando en algo que requiere toda mi atención.

Supongo que no reconociste tu nombre “Carel Nel” porque estabas estresado y la razón por la que estabas estresado es que estabas preocupado por lo que ibas a decir a continuación - Si tengo que pensar conscientemente sobre cuál es mi nombre, fecha de nacimiento, edad, dirección, mi mente simplemente se queda en blanco :)

Definitivamente tienes que pensar en un saludo profesional con el que te sientas cómodo y que haga el trabajo por ti, que es redirigir las llamadas errantes lejos de ti. Estoy sugiriendo “ABC Systems” porque ahí es donde trabajas, y deberías ser capaz de decir dónde trabajas sin pensarlo demasiado y sin estresarte demasiado por ello :) Después del saludo inicial, deja que la otra parte hable y tome la iniciativa - después de todo, ellos saben lo que quieren y tú no - y sigue la corriente :)

Una vez más (y ya lo sabes) - esta no es tu casa sino tu lugar de trabajo. Puedes saludar a la gente en casa como quieras, pero en el trabajo, eres la voz de la empresa cuando coges una llamada. De ahí la necesidad de que tu saludo sea profesional y representativo de la empresa. No tienes que jugar a ser recepcionista si después del saludo, puedes referir todas las llamadas entrantes, excepto las llamadas a números obviamente erróneos, a las recepcionistas. Usted no está entrenado y si le sirve de consuelo, yo tampoco - En palabras de mi actor favorito Clint Eastwood: “…un hombre tiene que conocer sus limitaciones…” :)

Siempre contesto el teléfono dando mi nombre, como, “Hola, soy John Smith” o “Hola, habla John Smith”. Si estoy usando un teléfono con identificador de llamadas y es alguien que conozco quien llama, a menudo sólo doy mi nombre.

Si la persona no capta mi nombre y pregunta por mí, repito mi nombre. He tenido muchas conversaciones que dicen algo así:

“Hola, habla John Smith”.

“¿Puedo hablar con John Smith, por favor?”

“Sí, habla John Smith”.

Rara vez recibo llamadas de clientes, pero si estoy contestando un teléfono del trabajo y sé que es una llamada externa o puede ser una llamada externa, diré: “Compañía XYZ, habla John Smith”. “Algunas compañías tienen largos guiones que esperan que alguien los siga cuando contestan el teléfono, como, "Hola, XYZ Company, su fuente de los mejores widgets y foobars, abierto 24 horas al día, siete días a la semana, con servicio en toda el área metropolitana. Esta llamada puede ser grabada con fines de entrenamiento. Me llamo John Smith, y estaré encantado de servirles de cualquier manera posible. ¿Cuál es el propósito de su llamada de hoy?” Personalmente, esto me molesta mucho cuando tengo que escucharlo. La empresa me ha dado varias veces un guión así, y siempre lo he ignorado y a nadie le importa. Pero estoy seguro de que hay trabajos en los que podrías ser despedido por no seguir el guión.

Personalmente, creo que estás pensando demasiado en el tema. Sé educado y amigable. Por ejemplo:

Yo: “Hola”

Llamada: “Buenos días, ¿puedo hablar con Carel Nel?”

Yo: “Hablar”. ¿Quién es?“

Llamada: Se identifica. Comienza la conversación.

O si estás comenzando la conversación:

Yo: "Hola”/“Hiya/Hi”, ¿es esto [algún nombre al azar]?

Ellos: “Es, sí” o algún equivalente

Yo: “Hola, cómo estás - soy Carel Nel, estoy llamando desde tal y tal” o si es interno: “Soy Carel Nel de tal o cual departamento”.

Recuerda, es tu tono y tu entonación lo que importa mucho también. No estoy abogando por decir “yo” o “whassup”, pero si contestas el teléfono diciendo “Hola”, “Carel Nel”, “Carel Nel hablando” o algún otro saludo similar estarás bien. Los dos están queriendo llegar a los negocios y como compañero desarrollador de software sé lo ocupado que puede ser el trabajo. No lo hagas incómodo o difícil, sólo identifícate y deja que la conversación comience.

Una cosa que diría aunque - aunque otros lo han sugerido, y esta es una opinión puramente personal, yo **despacho algo en esta línea “Hola, soy Carel Nel, ¿en qué puedo ayudarle hoy?”.

Tal vez sea porque trabajo en telecomunicaciones y he tenido mucha experiencia tratando con centros de llamadas, pero me suena a mecánico y robótico. Tal vez sea mi irisismo y el hecho de que quiero que salga algo de personalidad, pero a pesar de este enfoque… En vez de eso, sólo di “hola”, no tengas miedo de ser tú mismo, sigue siendo profesional y estarás bien.

Apunta rápido: Muchos telemercaderes preguntarán “¿Puedo hablar con John Smith?” aunque contestes el teléfono con “Hola, soy John Smith”… porque su marcador automático no pone a un humano en la línea hasta que no esté razonablemente seguro de que no estará perdiendo el tiempo con un contestador automático. Si escucho un click seguido de “Puedo hablar con…”, yo do asumo que es un telemercader y respondo con “Puedo preguntar quién está llamando”… deberían haberse identificado antes de pedir hablar conmigo de todos modos. Esto me da la oportunidad de averiguar quiénes son _antes de confirmar mi identidad, y colgarles.

(De hecho, he estado tentado de programar un contestador automático que automatiza esta secuencia, ya que es un patrón suficientemente fiable que creo que podría convertirse en un filtro exitoso).