Resumen Ejecutivo

Al final del día, si tus superiores te dicen que tienes que hacer algo, no hay manera de declinarlo educadamente, y cualquier negativa puede ser motivo de despido o de estar atascado en el lento tren a ninguna parte con tu carrera en la oficina.

Para minimizar este tipo de peticiones, recomendaría:

1. Explicar la compensación de poner otras tareas en espera
2. Enseñarles cómo realizar las tareas por sí mismos… Reclutar a un subordinado que puede entregar este tipo de tareas a

No hay bala de plata

Todas estas son estrategias a largo plazo que requerirán esfuerzo. Tampoco son estrategias mutuamente excluyentes. Una combinación de las tres probablemente funcionará mejor, ya que hay todo tipo de personas que piden ayuda, y algunos métodos pueden funcionar mejor para unos que para otros.

Como se indica en el resumen ejecutivo, al final del día si el jefe te dice que es tu trabajo, es mejor que lo hagas. Así que si quieres evitar que te pregunten, es mejor empezar más pronto que tarde para empezar a reducir el número de solicitudes.

Prioridades

La próxima vez que un superior se acerque y te diga: “Eh, ¿podrías editar esta foto?” puedes recordarle suavemente que tomarse el tiempo para hacer esta tarea te quita tiempo para hacer una tarea aparte, por ejemplo:

Claro jefe, puedo editar la foto. Hoy estoy configurando un ordenador para Alice ya que no puede trabajar hasta que eso esté arreglado, y recuperando algunos archivos de una copia de seguridad para que Bob pueda terminar su trabajo para una fecha límite mañana. ¿Dónde quieres que lo meta?

Suponiendo que estés realmente ocupado con tareas más importantes, un jefe racional probablemente dirá, “Oh, no importa, puedo manejarlo”. De todas formas, envía el claro mensaje de que tienes otro trabajo que también es importante, y aunque el jefe puede obligarte a hacerlo, será a expensas de otros empleados (no sólo de tu tiempo). Mientras escribía esto, jmort se me adelantó, así que citaré lo que dijo tan elocuentemente:

la próxima vez que alguien venga y te pida que cambies el encabezado/pie de página, no lo hagas en tu escritorio; en vez de eso, camina con ellos de vuelta a su escritorio. Haz que se sienten ante su ordenador, y luego camina con ellos a través de los pasos. Diferentes personas aprenden de manera diferente, algunas visualmente, otras auditivamente, y otras haciendo, así que si la persona por la que ha caminado sigue regresando, tal vez intente hacerlo usted mismo mientras ellos miran (visual) y luego haga que le repitan los pasos a usted (auditivamente).

Secuaces

Puede haber pasantes, ‘asistentes administrativos’, recepcionistas, u otras personas que no tienen suficiente trabajo real para mantenerlos ocupados. También pueden estar más que felices de hacer este tipo de tareas si se les pide adecuadamente. Si encuentras a alguien que pueda hacer el trabajo de forma rápida y competente cuando se lo pidas, puedes dejar las tareas, y eventualmente decirle a tu jefe, _“Christine es realmente buena en este tipo de trabajo”. ¿Te importa si ella lo hace en su lugar?“ y con suerte crear una ruta directa para que tus jefes le pregunten a Christine en lugar de preguntarte a ti.

La mejor manera de decirle a la gente que tareas como construir presentaciones en powerpoint, editar PDF’s y modificar los encabezados/pies de documentos y otras tareas es manteniendo el siguiente proverbio chino en tu mente:

Dale a un hombre un pescado y lo alimentarás por un día. Enseña a un hombre a pescar y lo alimentas para toda la vida.

Considera que en muchas descripciones de trabajo existe a menudo el siguiente requisito adicional:

Realizarás cualquier tarea adicional que se te asigne.

Así que, para ser un jugador de equipo y no quedar como un pomposo imbécil ante sus colegas, y no ser un empleado problemático a los ojos de la gerencia, en quien no se puede confiar para tomar una tarea y correr con ella, podría considerar tomar tales peticiones de los colegas y usar esas oportunidades para enseñar no decir. Muestre a esos colegas cómo hacer esas tareas para que la próxima vez que surja el problema, tengan las herramientas para completar la tarea ellos mismos.

Por ejemplo, la próxima vez que alguien entre y le pida que cambie el encabezado/pie de página, no lo haga en su escritorio; en su lugar, camine con ellos de vuelta a su escritorio. Haz que se sienten ante su ordenador, y luego camina con ellos por los pasos. Cada persona aprende de manera diferente, algunos visualmente, otros auditivamente, y otros haciendo , así que si la persona por la que has caminado sigue regresando, tal vez intente hacerlo usted mismo mientras observa (visual) y luego haga que repita los pasos hacia usted (auditivamente).

Es más probable que gane amigos con este enfoque (no que esté en el trabajo para hacer amigos), y es más probable que sienta un poco más de satisfacción en su trabajo de lo que sentiría si tratara de hacerse pasar por Nick Burns .

Lo que hay que recordar es que es parte de un equipo, y que tiene habilidades que otros no tienen. Al ayudar, aumentas tu valor para la organización y el equipo. Pero al no ayudar, te arriesgas a que te vean como “no tan valioso” cuando llegue el momento de que la organización reduzca el peso muerto percibido.

Además, hay ciertas cosas en las que podrías no ser bueno. Tal vez, por ejemplo, sus habilidades sociales o de negociación no son tan buenas como las de los empleados de ventas o de marketing, y pueden ser capaces de hacer una llamada telefónica en su nombre para algo que usted pueda necesitar.