Explicaré simple y brevemente las circunstancias, y le preguntaré a la persona si puede comprobar su extremo. Por supuesto, dejando abierta la posibilidad de que sea un error de otra persona (incluyendo el suyo propio).

A menos que la otra persona sea totalmente irascible, esto debería ser aceptable.

Sé educado, amable y comprensivo. Ya ha declarado que no cree que haya sido intencionado, y que no le ha molestado.

Un buen ejemplo de lo que podría decir podría ser:

“Hola {persona},

Gracias por enviarme el {archivo} Yo pedí. ¿Por casualidad tiene alguna versión más actualizada? La que me envió es idéntica a la mía, y me preguntaba si mi copia ya estaba completamente actualizada. Es completamente posible que sea así, pero me gustaría estar seguro. Si pudiera avisarme y enviar cualquier versión más actualizada que tenga, se lo agradecería mucho. Siento las molestias, especialmente si resulta que me equivoqué con las versiones de los archivos originales.

¡Que tenga un buen día, y gracias de nuevo!

~!Acólito”

Check to Make Sure It’s a Mistake

Asegúrate de haber pulsado el enlace correcto. Usa los documentos de comparación para asegurarte de que no hay cambios (o usa una suma de verificación, como hiciste). Antes de hacer una solicitud y causar una conclusión, haga su debida diligencia para ahorrarse algunos dolores de cabeza.

El asunto con el correo electrónico

El correo electrónico es un medio muy desordenado. Usted envía a varias personas al mismo tiempo, algunas de las cuales puede que no conozca, y el tono de voz no está unido. Esto significa que es un patio de recreo para gerentes tontos y gente demasiado grande para que sus pantalones lean lo que quieran en el contexto del e-mail.

Por esa razón sugiero un rápido IM o llamada telefónica (a una hora mínimamente intrusiva, como a primera hora de la mañana, o justo después del almuerzo). Eso le permite hablar directamente con la persona, le facilita arreglarlo inmediatamente (en lugar de convertirse en otra petición en la bandeja de entrada), y permite que su tono de voz transmita información perdida en un e-mail.

Si envía un e-mail, le recomiendo encarecidamente que lo envíe sólo a la persona que envió el archivo. Elimina todos los CC’s, y sólo envía un simple y rápido e-mail como:

Hey John, revisé dos veces el archivo que enviaste ayer, pero no ha sido actualizado desde la última vez. Cuando tengas la oportunidad, ¿podrías echarle un vistazo y actualizarlo si es necesario? Gracias.

Las claves son:

1. Explique que ya ha comprobado
2. Proporcionarles una acción clara
3. No incluyas ningún lenguaje negativo asignando culpas

El correo electrónico por naturaleza se siente “serio” por lo que mantenerlo corto puede ser una buena estrategia para mitigar la seriedad. Si formateas el mismo correo electrónico anterior de una manera increíblemente formal, se siente totalmente diferente:

Hey John,

Revisé dos veces el archivo que enviaste ayer, pero no ha sido actualizado desde la última vez.

Cuando tengas la oportunidad, ¿podrías echarle un vistazo y actualizarlo si es necesario?

Gracias por adelantado, - Nick

Qué molesto, eh. Mi enfoque suele ser algo que no trata de culparlos por el error pero deja claro que no enviaron el artículo correcto.

“Hola {y:i}”. Lo siento si fui vago en mi petición. Ya tengo la versión X, fechada MMDDYYY, del archivo y creo que hay una versión más reciente, la Y, creo que de ayer… ¿Podría enviar la última, o si no la tiene, hágame saber a quién preguntar? Muchas gracias por tu ayuda, siento seguir molestándote.“

Ahora, sabes muy bien que la han cagado pero estás jugando a ser un buen tipo. Y fulano no se enfadará (pero debería avergonzarse).

Yo escribiría:

Hola,

El enlace de descarga del documento en todavía da la versión anterior, aunque la versión que se muestra en la página ha sido actualizada.

Salud …

Esta es una retroalimentación que les ayuda tanto como a ti.