No debe esperar ningún dinero más allá de su salario normal y cualquier gasto no discrecional mientras viaja. Si el viaje es tan inconveniente para usted que espera un pago más allá de su salario normal, tal vez no debería ir al viaje. La mayoría de las personas que conozco esperan ir a entrenamientos y conferencias.
Si los gastos son significativamente más altos que su salario, la compañía debería emitirle una tarjeta de crédito a nombre de la compañía para que el dinero no salga directamente de su bolsillo. En este caso, en todos los lugares que he mencionado “reembolso” a continuación, significará realmente “la empresa pagará a través de esa cuenta de tarjeta de crédito”
En mi experiencia, los empleadores de EE.UU. normalmente cubren:
Tu salario por cualquier día que no estés en casa que normalmente hubieras trabajado (así que si sales el lunes y vuelves a casa el viernes, recibes el pago de la semana; si vuelves a casa el domingo, sigues recibiendo el pago de una semana normal).
Transporte (billete de avión, en la mayoría de los casos) hacia y desde el lugar
Comidas y aperitivos razonables para la duración de su negocio (donde “razonable” significa una comida que compraría para sí mismo sin salirse del presupuesto, no ir a extravagantes restaurantes de cuatro estrellas para cada comida). Las bebidas alcohólicas no suelen estar incluidas.
Comidas razonables para la duración de su negocio. Si su entrenamiento es de lunes a viernes, la empresa deberá pagar un hotel de domingo a jueves por la noche (suponiendo que tenga un vuelo del viernes) o el viernes por la noche (si tiene un vuelo del sábado). Si elige permanecer en el lugar más tiempo, usted es responsable de su transporte, hotel y comida en esos días extra).
Transporte terrestre razonable para llevarle desde el aeropuerto a su alojamiento, y desde su alojamiento a cualquier lugar que visite para su negocio (centro de entrenamiento, oficina corporativa, etc.). “Razonable” significa transporte público, un coche de alquiler de gama media o un taxi - no un servicio de limusina.
Típicamente (de nuevo, mi experiencia es en los EE.UU.), una vez que esté fuera de las horas normales de trabajo o no esté involucrado de alguna manera con el propósito principal de su viaje, su tiempo es suyo para hacer lo que quiera, dentro de lo razonable (es decir, no meterse en peleas de bar o participar en actividades ilegales/peligrosas) a menos que haya una expectativa explícita de que va a hacer otro trabajo para la empresa en ese tiempo. El transporte, las entradas (atracciones turísticas, museos, eventos, espectáculos, etc.) serán tu responsabilidad para pagar porque no son para lo que la compañía te envió.
En cuanto a tu correo electrónico, simplemente pregunta cuál es el proceso y las políticas de reembolso de gastos. Debería estar explicado en un manual o política de empleados en algún lugar, pero usted ha indicado que no existe ninguno (que usted conozca, de todos modos). Asegúrate de tener una respuesta antes de incurrir en estos gastos.
Guarda todos los recibos y preséntalos de forma organizada - no le des a alguien un sobre lleno de hojas de papel. Detállalos, compílalos en una hoja de cálculo agrupados por categoría (comidas, transporte, etc.) y preséntalos para su reembolso. Presente fotocopias - no los recibos originales (guarde los originales en caso de que se necesiten más tarde). Puede que incluso quiera escribir una nota en el recibo mismo si no tiene suficiente información para identificar claramente de qué se trata.